Avete mai pensato che un #digitalworkplace potesse migliorare le performance della vostra azienda? Se non conoscete quest’espressione niente paura, non si tratta di un nuovo professionista da introdurre in organico, né di uno spazio digitale alla Zuckerberg (alias Metaverso), bensì di una strategia “finalizzata a favorire una modalità di lavoro innovativa ed efficace, migliorando il coinvolgimento, la digital employee experience e l’agilità delle persone coinvolte”.
Abbiamo approfondito l’argomento nel corso di un webinar organizzato insieme P-Lab (“Digital Workplace – aiutare le persone a collaborare con semplicità, ottimizzando i processi e rafforzando il brand”) che proviamo a sintetizzare qui di seguito.
P-LAB ha lanciato la Piattaforma Jinee che unifica tutte le comunicazioni e tutti i
processi in un’unica piattaforma e che è un pilastro della costruzione della Phigital Enterprise.
Secondo una definizione di Rosario Sica, co-founder e CEO di OpenKnowledge, la Phygital Enterprise è “lo sviluppo naturale e più avanzato del Digital Workplace”, inteso come evoluzione delle logiche e pratiche collaborative.
Sica spiega nel suo articolo, pubblicato sull’Harvard Business Review Italia col titolo Dal Digital Workplace alla Phygital Enterprise, i cinque passaggi che portano alla trasformazione degli ambienti di lavoro grazie alla tecnologia: dalle Intranet 1.0, quali website per dipendenti volti a assicurare uno strumento unitario e veloce di informazione, alle Intranet 2.0 caratterizzate dall’aggiunta di un ambiente collaborativo virtuale interno all’azienda, passando per la Social Intranet quale ambiente in cui le dimensioni relazionali (supportate da tool svariati quali tagging, wiki, blog, forum, ecc.) acquistano valore strategico, arrivando allo stadio ulteriore del Digital Workplace.
La sfida di Jinee è di estendere l’organizzazione al personale che opera in mobilità o in luoghi diverso da quelli fisici dedicati all’organizzazione attraverso l’uso di un’unica piattaforma e interfaccia, senza duplicare o esportare i sistemi che già utilizzi.
Partiamo dalle basi per capire meglio il paradigma dell’Impresa Collaborativa.
PERCHÉ NASCE IL BISOGNO DI UNO SPAZIO CONDIVISO?
Negli ultimi due anni il lavoro ha assunto forme sempre più ibride. Chi opera in remoto (ovvero in smart working o, in alcuni casi, in full remote) spesso necessita di accedere a documenti o informazioni provenienti da diversi reparti aziendali.
Nella maggior parte dei casi vengono inviate email, messaggi via whatsapp o attraverso altri strumenti intranet. Questi mezzi di comunicazione favoriscono la dispersione di informazioni che, invece di trovarsi tracciate, archiviate in modo ordinato e rese reperibili in un unico luogo, passano da “strade” secondarie e vanno perse, causando confusione e rallentando i flussi lavorativi. Inoltre, il basso livello di attenzione che molte aziende dedicano alla sicurezza informatica, rende il “viaggio” di tali informazioni estremamente rischioso (fughe di dati, phishing, e attacchi di vario tipo aumentano considerevolmente di anno in anno).
—> Uno spazio unico condiviso di digital workplace renderebbe più sicura e ordinata la condivisione interna di materiali e documenti.
PERCHÉ UNO SPAZIO CONDIVISO AVREBBE VANTAGGI DIRETTI SUI RESPONSABILI AZIENDALI?
L’approvazione di documenti o materiai condivisi, necessita di estrema chiarezza, soprattutto in caso di lavoro da remoto. Dopo essere stati informati tramite i canali tradizionali (email o messaggio), i responsabili aziendali che hanno il compito di “siglare” il progetto devono in autonomia collegarsi agli applicativi di riferimento (se accessibili da remoto), per completare l’operatività richiesta, con notevole dispendio di tempo e risorse mentali (link di accesso, password, recupero della richiesta o ricerca della pratica da approvare).
PERCHÉ UN WORKPLACE MIGLIORA L’EMPLOYEE EXPERIENCE.
—> Un digital workplace velocizzerebbe il flusso, semplificando il processo di approvazione.
Già nel 2020 una ricerca di Deloitte metteva in luce come un digital workplace integrato impattasse positivamente sull’employee experience, migliorando l’umore dei dipendenti all’interno dell’azienda. Perché?
1. Alleggerisce l’impatto cognitivo per gli utenti (più produttività e meno fatica) grazie all’uso di un unico strumento digitale
2. Evitata ai dipendenti di dover ricordare e gestire le credenziali di accesso per più piattaforme
3. Riduce situazioni di stress dei dipendenti grazie a un hub unico, favorendo anche un miglioramento delle performance
4. Garantisce elevati standard di sicurezza, facilitando e velocizzando le modalità di accesso ai dati
5. Aumenta il coinvolgimento delle persone nei processi comunicativi
Migliorando le condizioni di lavoro e di comunicazione tra i dipendenti non è solo l’employee experience a beneficiarne. Secondo un’ulteriore ricerca di Wakefield, i vantaggi nell’avere un digital workplace riguarderebbero anche l’incremento di produttività con conseguente crescita dei ricavi.
